データのまとめ方で仕事の時短を目指してみよう

データの整理方法

重要なデータの保存方法

重要なデータはフォルダに、それも会社共有している特定のフォルダに保存しておきましょう。
それもただ保存するだけでなく保存名にもしっかりとどんな特徴があるかを捉えた上での名称をしなければなりません。
例えば名称の後に保存した日付をつけるなどをすることでいつこのデータの作成、更新をしたのかがわかります。
その様に作成することで、共有フォルダですからあなた以外の皆さんがそのファイル名を見てどんなデータがあるかというものがすぐに把握できる様になるでしょう。
データを保存するということはみんなにわかりやすく伝える様に保存するのが大事なのです。
そしてもしデータの更新をした場合必ず上書きした日付つけることが大事です。

データの上書き

もし上司や同僚から任された重要なデータに関して、あなたがそのデータを作業するならばまずはバックアップをしておくことを推奨します。
あなたが編集を行うのはそのデータよりもコピーし終えたデータの方がより安全性が高いでしょう。
その際に保存するのはそのフォルダではなく、自分のデスクトップ上の中に保存した方がより安全に作業を進めやすくなります。
また作業が終えて編集完了したならば、そのフォルダに新たな日付または自分の名前をつけての新しいファイルデータとして保存して行きましょう。
もちろん古いデータがあるとややこしくなりがちですので、その場所に過去のデータのフォルダも作っておき、古いデータたちは全部そこに入れておきましょう。


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